Cash Control Tower: 10 reguli care țin banii în frâu

Introducere

Când cash-ul scapă de sub control, nu ai o problemă de “finanțe”. Ai o problemă de operare: cine decide, ce se urmărește, cât de repede reacționezi și ce reguli sunt “sfinte”. Un Cash Control Tower înseamnă exact asta: un set minim de indicatori + o rutină scurtă + reguli clare care te țin în control fără birocrație.

Ce este “Cash Control Tower”

Un sistem simplu, repetabil, care face trei lucruri:

1. vede devreme unde se blochează banii,

2. decide rapid ce se schimbă,

3. execută disciplinat până când cash-ul revine predictibil.

Nu e un software. Nu e un dashboard frumos. E un mod de lucru.

Când ai nevoie de el (semnale clare)

• Vinzi și livrezi, dar contul e mereu la limită.

• Ai “profit pe hârtie”, dar încasările întârzie.

• Stocurile cresc, “ca să fim siguri”, și îți blochează cash.

• Discount-urile și excepțiile au devenit normalitate.

• Nimeni nu știe exact, săptămânal: câți bani intră, când și de ce nu intră.

Ce urmărești (setul minim: 7 cifre)

Ține-l simplu. Dacă ai mai mult de 7 cifre în weekly cash review, ai prea mult zgomot.

1. Cash poziție (azi)

2. Cash forecast 13 săptămâni (best/base/worst)

3. DSO (zile încasare) + top 10 facturi restante

4. DIO (stoc: zile) + stoc lent / mort

5. DPO (zile plată) + plăți critice următoarele 2 săptămâni

6. Marja brută (pe linii principale)

7. Backlog / pipeline livrabil (ce se facturează real în 30 zile)

Ritualul care face diferența (15 minute / săptămână)

Weekly Cash Stand-up (15 min)

Participanți: CEO/GM, Finance, Sales, Ops, Procurement (max 5 persoane)
Agenda fixă:

1. Ce s-a schimbat față de săptămâna trecută (2 min)

2. 3 riscuri pe cash (3 min)

3. 3 decizii obligatorii (5 min)

4. Owner + deadline pentru fiecare (3 min)

5. Confirmare forecast (2 min)R1: ___ (owner ___, deadline ___)R2: ___ (owner ___, deadline ___)R3: ___ (owner ___, deadline ___)

6.  Top decizii săptămâna asta: D1: ___ (owner ___, deadline ___), D2: ___ (owner ___, deadline ___)

7. Sprint: îți setăm regulile, KPI-ul minim și rutina (în 48h)

8. • Execution: implementăm disciplina 90 zile și o facem să țină

   • Retainer: păstrăm controlul lunar și prevenim “recăderea”

     D3: ___ (owner ___, deadline ___)

     Regulă: fără storytelling. Doar cifre, decizii, acțiuni.

     ---

     10 reguli (80/20) care țin cash-ul în frâu

     1) Facturare în aceeași zi

     Dacă ai livrat, facturezi azi. Orice întârziere îți “fură” cash cu zile/săptămâni.

     2) Nicio livrare nouă fără termeni clari

     Termen, penalități, condiții, persoană responsabilă. Fără excepții “că e client bun”.

     3) Colectarea e rol de business, nu doar finance

     Sales își asumă încasarea la fel cum își asumă vânzarea.

     4) Top 10 restanțe au owner și scenariu

     Nu “le urmărim”. Fiecare factură mare are owner, plan și dată.

     5) Discount-ul trebuie aprobat (și legat de cash)

     Discount fără accelerare de cash = scazi marja degeaba.

     6) Stocul lent e cash mort

     Stocul care nu se mișcă în 60–90 zile intră în “plan de lichidare” cu owner și target.

     7) Plățile se programează, nu “se întâmplă”

     Plățile intră într-un calendar săptămânal, cu prioritizare (critice / utile / amânabile).

     8) Un singur forecast oficial

     Dacă ai 3 forecast-uri, n-ai niciunul. Un forecast, actualizat săptămânal, cu motive clare pentru schimbări.

     9) Oprești “proiectele care consumă cash”

     Orice inițiativă care mănâncă cash fără rezultat în 30–60 zile intră în Stop-Doing sau se rescopează.

     10) Orice decizie majoră trece prin cash impact

     Angajări, stoc, investiții, promoții: toate trec prin întrebarea “Ce face asta cash-ului în următoarele 13 săptămâni?”

     ---

     Template (copy/paste) pentru Weekly Cash Stand-up

     1) Cash azi: ___
     2) Forecast 13 săpt.: best ___ / base ___ / worst ___
     3) Top riscuri:

   • • R1: ___ (owner ___, deadline ___)

     • R2: ___ (owner ___, deadline ___)

     • R3: ___ (owner ___, deadline ___)
       4) Top decizii săptămâna asta:

     • D1: ___ (owner ___, deadline ___)

     • D2: ___ (owner ___, deadline ___)

     • D3: ___ (owner ___, deadline ___)
       5) Top 10 restanțe: atașat / link

        

       Greșeli frecvente (și cum le eviți)

       • Dashboard frumos, zero decizie: dacă nu există owner și deadline, e decor.

       • Finance singur în luptă: cash-ul se repară în Sales + Ops, nu doar în contabilitate.

       • Prea multe KPI: 7 cifre sunt suficiente pentru control săptămânal.

       • Forecast “optimist”: vrei adevărul, nu comfort.

       ---

       Cum te ajută RealTime (legat de servicii)

       Dacă vrei să pui Cash Control Tower în funcțiune rapid: